Accueil Standard • E-secrétariat

Une équipe externalisée pour répondre à vos appels et leur apporter le traitement adéquat

L'externalisation de votre accueil téléphonique vous garantit un service continu avec un niveau de qualité performant. Omega Connect met à votre disposition des opérateurs expérimentés en e-secrétariat pour une productivité administrative rationalisée.

Accueil Standard externalisé

Nous fournissons un service d'accueil standard externalisé géré par des opérateurs experts en appels entrants et sortants. Notre équipe dédiée assure une gestion professionnelle en réception de vos appels téléphoniques, afin de filtrer les demandes et de transférer les appels aux interlocuteurs appropriés. En amont et selon votre cahier des charges, nous fournissons des informations de base, contribuant ainsi à une communication téléphonique fluide au sein de votre entreprise.

Service d'e-secrétariat

Omega Connect vous propose un service d'e-secrétariat externalisé qui garantit une gestion efficace et confidentielle de vos tâches administratives.

Nous prenons en charge la gestion de vos e-mails, la planification de vos rendez-vous, la rédaction de compte-rendu ou toute autre tâche administrative. Cela vous offre un gain net en productivité, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Des opérateurs dédiés

Nos équipes de secrétariats virtuels vous permettent de disposer de ressources dédiées ou mutualisées afin de :

  • Filtrer et transférer les appels sur votre portable ou seconde ligne selon un scénario préétabli (appels urgents, prospects, Client V.I.P)
  • Répondre à tous vos appels dans le respect de vos consignes
  • Relever toutes les coordonnées de l'appelant et l'objet de son appel
  • En option : la gestion et l'administration de vos rendez-vous via votre interface ou une interface dédiée
  • Notifier instantanément vos messages par mail ou SMS

Les étapes de la prestation Accueil standard/Secrétariat en ligne

Etapes 1 : Consultation stratégique

Comprendre vos besoins spécifiques et définir les instructions et attentes pour personnaliser le service.

Etapes 2 : Réception des informations

Nous recevons ensuite les informations nécessaires : contacts, instructions particulières et autres précisions importantes pour assurer une prestation adaptée.

Etapes 3 : Mise en place de l'accueil

Nous configurons l'accueil standard ou le secrétariat virtuel en fonction de vos directives.

Etapes 4 : Formation des opérateurs

Nous formons les opérateurs chargés de votre accueil téléphonique et des tâches administratives définies par votre cahier des charges ; en focalisant sur la qualité de service et la satisfaction de l’appelant.

Etapes 5 : Tests et validation

Des tests sur un échantillon sont réalisés pour auditer la conformité avec vos attentes.

Etapes 6 : Intégration et mise en production

Après validation, nous mettons le service en production pour une exécution régulière des tâches d'accueil standard et de secrétariat virtuel.

Etapes 7 : Contrôle qualité continu

Des contrôles qualité sont appliqués régulièrement pour s’assurer de la cohérence et l'efficacité du service au fil du temps.

Etapes 8 : Rapports et Feedback

Nous fournissons des rapports réguliers au client. Le rapport en question restitue les données sur les performances de l'accueil standard et du secrétariat virtuel. Il rend compte également des feedbacks de vos clients pour ajuster le service si nécessaire.

Vous souhaitez optimiser votre secrétariat et optimiser son efficacité administrative : Omega Connect met en place votre solution externalisée de réception standard et de secrétariat.

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